Unser Alltag wird bestimmt von einer Vielzahl unterschiedlicher Aufgabentypen. In diesem Artikel stelle ich Dir die Unterschiede zwischen Geschäftigkeit und Deep Work vor. Anhand konkreter Schritte zeige ich Dir, wie Du Deinen Arbeits- und Studienalltag organisiert um anspruchsvolle Aufgaben umzusetzen.

Gute Arbeit braucht Zeit und Konzentration

Die Ausarbeitung eines Businessplans, die Kernaussage einer Hausarbeit oder die inhaltliche Vorbereitung eines Workshops. In den meisten Fällen sind es anspruchsvolle Aufgaben, die unsere Arbeitsleistung wertvoll und damit zukunftssicher machen. Um solchen Tätigkeiten nachzugehen, brauchen wir Zeit und die Fähigkeit uns zu konzentrieren. Doch unser Gehirn ist es nicht mehr gewöhnt, sich eine längere Zeit auf eine Tätigkeit zu konzentrieren. Einer Studie der University of California aus dem Jahr 2005 zu Folge werden Wissensarbeiter spätestens nach elf Minuten bei ihren Tätigkeiten unterbrochen. Die selbe Studie macht deutlich, dass diese Personen im Schnitt 25 Minuten benötigen, um nach einer Unterbrechung ihre Arbeit wieder aufzunehmen. Ein verheerender Kreislauf entsteht, in dem anspruchsvolle Tätigkeiten keinen Raum mehr finden (vgl. Ramge, 2007).

Aufgaben nach Geschäftigkeit und Deep Work unterscheiden

Um Deinen Arbeitsalltag produktiv zu gestalten, sollte es Dir gelingen, Deine Aufgaben in zwei Typen zu unterscheiden. Erstens geschäftige Tätigkeiten, also einfache kommunikative oder organisatorische Aufgaben. Zweitens Aufgaben, die so genanntes "Deep Work" erforderlich machen. Deep Work wird als Zustand ablenkungsfreier Konzentration gesehen, in der Du in Ruhe Deinen Überlegungen nachgehen kannst (Newport, 2017: S. 36).

Weil diese Deep Work Aufgaben selten unmittelbare Ergebnisse produzieren, aber ein leere Postfach uns ein Gefühl der Zufriedenheit vermittelt, sind wir dazu übergegangen kleinteiligen ToDos immer mehr Aufmerksamkeit zu schenken. Erschwert wird diese Situation noch durch unsere Kommunikations- und Informationsroutinen: geöffnete Mailprogramme, der WhatsApp-Webclient im Browser jederzeit verfügbar und die Tür zu den Kollegen ständig geöffnet. Um diese Situation zu verbessern, kann es helfen, seinen Arbeitstag in konkrete Phasen zu unterteilen.

Deep Work Phasen als Voraussetzung für wertvolle Arbeit

Eine Deep Work Phase hat in der vorgestellten Methode 45 Minuten. Eine geübte Person kann bis zu vier Deep Work Phasen in seinen Arbeitsalltag integrieren. Die maximale Zeit von drei Stunden mag wenig klingen, wirklich umgesetzt, wirst Du in dieser Zeitspanne mehr schaffen, als an einem normalen Arbeitstag.

So gehst Du am besten vor

1. Notiere Dir ein konkretes Ziel für den Arbeitstag. (Wenn Du Hilfe bei der Formulierung produktiver Ziele benötigst, empfehle ich Dir den Artikel zur Whitmore-Methode.)

2. Unterteile Deinen Arbeitstag in maximal vier Deep Work- und zwei Geschäftigkeitsphasen. Verwende für die Planung gerne das kostenlose Arbeitsblatt "Deep Work Arbeitsplanung" (pdf).

3. Trage die jeweiligen Phasen inkl. den (Teil-) Aufgaben in das Arbeitsblatt ein.
   Achte darauf, dass Du jeden Tag mit einer Deep Work Phase beginnst. Auf diese Weise konzentrierst Du Deine Arbeitsleistung auf wertige Arbeit.

4. Beende jeden Arbeitstag mit einem kurzen Check-Out. In diesem notierst Du die zu erwartenden Aufgaben für den kommenden Arbeitstag. Somit sollte es Dir leichter fallen, konzentriert in den nächsten Arbeitstag zu starten und den aktuellen Tag gedanklich abzuschließen.

Für Anregungen, wie eine Planung in dieser Form aussehen kann, habe ich Dir ein Beispiel erstellt.

Quellen & Materialien

Dux, Marcel (2020): (pdf)

Dux, Marcel (2018): Arbeitsblatt Deep Work Arbeitsorganisation - Einsatzbeispiel (pdf)

Newport, Cal (2017): Konzentriert arbeiten, München: Redline Verlag.

Ramge, Thomas (2007): Sie haben Ablenkung!, in: brand eins Nr. 7.

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